新しい習い事を始める時は楽しみでいっぱいですが、やめるときは何となく伝えにくいものです。
理由は様々で、趣味や興味が変わったり、子供が続ける意欲を失ったり、経済的な理由でやめたい場合などがあります。
特にネガティブな理由からの退会はさらに伝えづらいですよね。
多くの方が、対面でのやめ方をどうしたらよいかと考えるかもしれません。
しかし、忙しい先生方を考えると、直接話す時間を取ってもらうのは申し訳なく感じることも。
メールやLINEを使って礼儀正しく伝えることで、お互いの時間も大切にできますし、適切に感謝の意を表することが可能です。
この記事では、具体的なメールやLINEでの伝え方を例文と共に説明しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
習い事の退会手続きのポイント
習い事をやめる際に何をどう伝えるかは重要な問題です。
多くの教室では規約が設けられており、一般的に以下の情報が求められます。
- 退会の理由
- 最後に通う日
この二点を明確にすることが必須です。
退会をスムーズに進めるためには、最低でも1ヵ月前の通知が理想的です。
直前の一週間前や当日の通知は問題を引き起こす可能性があります。
計画的に退会手続きを行うことが大切です。
また、教室によっては特定の退会期間やルールが設定されていることもありますので、その点も確認が必要です。
教室側も退会の準備が必要ですから、余裕をもって伝えることは双方にとって必要な配慮です。
退会理由に関しては、全てを詳しく伝える義務はありません。
例えば、体の調子が悪いことや引っ越し予定のように、やむを得ない事情はストレートに伝えられますが、経済的理由ややる気の低下などは伝えにくいものです。
こうした場合、「家庭の事情」で一括して伝えると、多くの場合、教室側は理解を示してくれます。
詳細が問われた場合のみ、具体的な理由を伝えるとよいでしょう。
退会時には、返却が必要な物品、必要な書類の提出、費用の精算なども確認しましょう。
習い事の退会理由！どのように伝える？
習い事をやめる際に、理由を尋ねられた場合、効果的な説明が必要です。
以下の例を参考にしてください。
大人が習い事を辞める際の理由
・子どもと過ごす時間を増やしたい
・高齢の親の介護が必要になった
・配偶者の業務が増え、家庭を支える必要が出た
・リモートワークが始まったため
・設定していた目標を達成した
子供が習い事を辞める際の理由
・スタートが早過ぎたと感じた
・家庭でのリラックスタイムを重視したい
・友達との遊びの時間を優先させたい
・送迎のスケジュールが家族の生活リズムと合わなくなった
・目標を達成したので満足
家庭の事情や個人の生活の変化は、一般的に受け入れられやすい退会理由です。
また、「決めていた目標を達成した」という前向きな理由も良い印象を与え、スムーズに退会ができるでしょう。
即使えるテンプレート大人編！習い事退会のメール・LINE例文
この章では、経験年数に応じた習い事退会の連絡例を2パターン紹介します。
メール・LINE例文①：1年以上継続していた場合
〇〇先生
いつもご指導ありがとうございます。
突然の連絡となり、失礼いたします。
長い間、ご指導いただきましたが、今月末をもって退会することになりました。
直接お話しするのが望ましいところですが、先生のお忙しいところをお煩わせすることなく、こうしてメールでのご連絡とさせていただきます。
おかげさまで、初心者だった私も大きく成長できました。
ここで学んだことは、私にとって非常に価値のある経験でした。
特に○○教室の温かい雰囲気と優れた指導には感謝しております。
最後のレッスン日は○月○日です。
短い期間ですが、終了まで引き続きよろしくお願いいたします。
○○
メール・LINE例文②：1年未満で退会する場合
○○先生
いつも丁寧なご指導をありがとうございます。
突然の連絡となり、失礼いたします。
この度、個人的な事情により○月末をもって退会することにいたしました。
本来は直接ご挨拶するべきですが、先生の貴重な時間を取ることなく、このメールでお知らせすることにしました。
ここでの学びは短期間でしたが、大変充実しており、先生方の献身的な支援に深く感謝しています。
最終レッスンは○月○日となります。
残りの期間、精一杯努力しますので、最後までどうぞよろしくお願いします。
○○
活用可能！子供の習い事退会のためのメール・LINEテンプレート
以下に、子供が習い事を退会する際に使えるメールやLINEのサンプル文を年数別にご紹介しますので、参考にしてください。
メール・LINE例文①：1年以上通っていた場合
○○先生
○○の母でございます。
いつも息子（娘）がお世話になっております。
突然のメールで失礼いたしますが、この度、○月をもって退会させていただくことになりました。
直接お会いして感謝の意を伝えるべきところ、ご多忙をおかけすることなく、こちらで失礼いたします。
○年間のご指導には大変感謝しております。
息子（娘）が楽譜を読んで演奏できるまでに成長したのは、全て先生のおかげです。
最終レッスンは○月○日になります。
残りの期間、引き続きよろしくお願い申し上げます。
○○
メール・LINE例文②：1年未満で退会する場合
いつもお世話になっております。
○○の母でございます。
突然のメールで失礼いたしますが、この度、○月をもって退会することとなりました。
直接お話しすべきことをメールで伝えるのは心苦しいですが、ご多忙の中を割いていただくよりはと思い、こちらでご連絡させていただきます。
短い期間でしたが、息子（娘）が楽しく学べたのは先生と教室の方々のおかげだと思っております。
最終レッスンは○月○日です。
残り少ないですが、最後までお世話になります。
それでは、こちらで失礼いたします。
○○
退会の意向を冒頭で明確にすることで、連絡の目的がすぐに理解されるようにしましょう。
先生がお忙しい中、時間を作ってもらうことへの申し訳なさを表現すれば、対面でなくメールやLINEでの連絡であっても納得してもらいやすくなります。
また、通っていた期間中に身につけたスキルや楽しい経験を、簡潔にまとめて伝えることで、感謝の気持ちをより効果的に伝えることができます。
習い事の退会手続きは対面必須？メールやLINEでも可能？
退会手続きをできるだけメールやLINEのみで済ませたい場合、その方法が実際に可能か気になりますね。
書類の記入や印鑑が必要な場合、通常は対面での手続きが推奨されます。
しかし、店舗や教室に行くことが難しい場合、郵送やデジタル手段での手続きが可能か確認することが大切です。
また、何かを返却する必要がある場合には、郵送での返却が許可されているかを確認し、もし郵送する場合は送料の負担が必要かもしれませんので、その点を事前に確認しておくことが望ましいです。
習い事を辞める際の一般的なトラブルと解決策
習い事を辞めるとき、口頭のみでのやり取りが原因で誤解が生じることがあります。
具体的なトラブルとその対応方法を見ていきましょう。
口頭で伝えていたが、手続きが未完了だった場合
このケースでは、退会の意志は伝えたものの、必要な手続きが完了していないことが問題です。
退会の際は、口頭だけでなく、どのような書類が必要か、手続きの詳細を確認しておくべきです。
退会後も月謝が引き落とされた
退会後にも関わらず、翌月の月謝が引き落とされてしまうトラブルです。
通常、退会希望を伝える際は、教室が定める期限内に通知する必要があります。
適切な期間を守って通知していたにもかかわらず問題が生じた場合は、教室に連絡して事情を聞き、誤って引き落とされた場合は返金を求めるべきです。
退会時に違約金が発生した
習い事の契約期間内に退会すると、違約金が発生することがあります。
退会前に、違約金が発生するかどうかを確認しておくことが重要です。
説明なしに違約金が請求された場合は、消費者ホットラインや法律相談サービスを利用して相談することが推奨されます。
特に無料の公共機関を利用することで、正しい情報と支援を得ることができます。
トラブルに直面した際は、適切な対応を心がけることが、問題解決への第一歩です。
まとめ
以下に要点をまとめますね！
- 習い事を辞める理由は様々：興味が変わった、生活リズムの変化、経済的な理由など、多岐にわたる。
- 口頭でのやりとりだけでは不十分：口頭での退会通知だけでは問題が発生する可能性があるため、文書での確認が重要。
- 退会通知のタイミング：退会する場合は教室の規定に従い、余裕を持って通知することが望ましい。
- メールやLINEでの退会通知：忙しい先生の時間を考慮し、メールやLINEを使った丁寧な退会通知が効果的。
- 退会手続きの確認：書類の記入や手続きが必要な場合が多く、事前に必要な手続きを確認することが大切。
- 違約金や返却物の管理：契約内容によっては違約金が発生することもあり、退会時には返却すべき物品の確認も必要。
これらのポイントを押さえておくことで、習い事を辞める際のトラブルを避け、スムーズな過渡を実現することができます。
習い事を始める際は、興奮と期待で一杯ですが、実際に始めてみると予想と異なることや生活のリズムに馴染まないことがあるかもしれません。
それでも、その経験があったからこそ気づけたことも多いはずです。
一歩を踏み出した自分を認め、経験したことの価値を称賛しましょう。
何も始めなければ、分からなかったことですから。
退会時には少し心が沈むかもしれませんが、清々しい終わりを迎えたいものです。
メールやLINEで感謝の言葉を伝えることは十分に意味があります。
感情を上手く伝えるためには、文章や言葉遣いに注意を払って心を込めて送信することが大切です。
そして、習い事を辞めることだけに焦点を当てるのではなく、退会後の新しいスタートにも目を向けて前進しましょう！